從時間因素的角度談各級進度表

   週報、月報、年報的差異在哪裡?

   這篇是澄清"三周報"與"雙周報"的問題，先將題目寫下來。要寫的太多了，前面有一篇寫合理標(上)似乎還沒寫完，(下)更是遙遙無期。對不起，請原諒!!營建管理的問題真的是一籮筐!!

   報表有很多種:日報、週報、雙週報、旬報、半月報、月報、季報、半年報、年報.....。這裡主要以代表性的"週、月、年"來討論，其他的希望看官舉一反三。

   先澄清一些名詞"週"、"月"、"年"的時間定義是什麼?

   餅乾兄說是週日至週末(星期六)是一週，所以無論是週、雙週、三週，簡單的說:開始日是星期天、結束日是周末(星期六)。假設，前面所說是正確的，那月報是否一定是初一至月底(30、31)?年報是否一定是一月一日至12月31日?日報是否一定是清晨0時至半夜24時?

   早期的日報為了貫徹這個觀念，所以日報分二次舉行:一次是每日清晨，工地主任(可能是7:00am)招集主辦工程師說明今日工作項目及昨天未能解決的問題的處理辦法。然後(7:30am)主辦工程師招集自己管轄的工班工頭說明今日的工作項目及一些問題的解決、處理辦法；最後(工人上工以後，可能是8:00am以後)，工頭各自指揮工班執行今日的工作項目。到了下午五點、工人收工以後，工頭向主辦工程師說明當日工作狀況、進度、未完成原因、待上級處理的問題等等及明日預定的進度；然後，所有主辦工程師再向工地主任說明工程進度、問題等等。在工地可以協調解決的，工地主任立刻協調各主辦工程師(抱括物料、倉儲等)做成決議；如果已超過工地主任的權責，工地主任於會後與公司主管聯繫，做成決定，於次日清晨說明解決辦法。

    所以:

    一、日報不一定是一群人圍在會議桌前舉辦的。

    二、日報不是一次會議、討論就完成的。

    三、工地主任及公司工務主管都必須早早上班、晚晚下班，就是這樣來的。

    後來，日報會議改進在每日中午(13:00pm)舉行。檢討前面二十四小時的進度及後面24小時的計畫。有問題，立即聯繫公司處理。

    日報是"紀錄"性質，只紀錄前24小時的工作內容、出工數、使用材料、發生事情、問題、信函、指示等。附帶的就是晴雨天的紀錄。後續24小時的工作計畫在會議上會討論，可是在日報的報表上是看不到的。

    日報的工作內容是依據"週報"的計畫來的。

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     週報是介於日報與月報之間的報表，可是卻是一個最基礎的計畫/執行報表。稱為周報，是因為:

    一、計畫範圍是未來的一週(7天)。不太長、也不會太短。

    二、每週舉行一次計畫/檢討會議。

    稱為雙週報是因為會議中同時檢討上一週的計畫執行狀況。如有提前、延誤，則實際進度必須修正(相較於計劃進度)；下一週的計畫進度必須與上週的實際進度相銜接。

    任何人都知道:週一及周末(或星期五)不是舉行會議的好日子，所以會議多(儘可能)安排在星期二至星期四這幾天。尤其是重要會議多安排在星期三、四兩天。(忍不住還是要罵兩句老是利用下班或假日開會的高幹!!不知民間疾苦，老是佔上班族部屬的便宜。)

   因為週報是"施工管理"中，最有效率、最容易掌握工程變化、最迅速、重要的報表會議，絕對必須切實執行、掌握、管理。所以，多數工地多將週報會議定在這兩天。

   我不知道一週七天是如何產生的(除了聖經的說法以外)，不過我覺得七天是一個非常恰當的長度，不會太長也不會太短---要是決策者覺得工程週報太頻繁、要延長間距的話，有旬(十天)報；半月報(十五天)；但是要再縮短的話，我想不出幾天會更恰當?以我個人的體會，我覺得:旬報已略嫌太長，半月報已略為失控。有些工程只召開半月報，經查證，多數是徒具形式、不具實質意義，那就沒啥好談的了。

   老實說，週報是工地負責人真正掌控工程的最佳利器，如果說"太頻繁，沒有時間。"那麼，工地負責人還有什麼是比掌控工程(五項保證)更重要的事??

   再說，7天日報的成果彙總就成為週報中上一週的"實際進度"。取月報中的一段計畫加以細分就成為下一週的"計畫進度"。同樣的道理，4～5週的週報彙總就是月報中上一個月的"實際進度"。

   至於，第7天的日報是否必須與週報合併舉行?我沒有太多的意見。但是第4週或第五週的週報與月報一定合併舉行。這也是從日期角度看報表互為因果的一部份。

  任何報表都可分為二大部分:檢討與計畫。談到彼此互為因果，大致如下:

  一、檢討/執行的部份:7天日報的執行成果彙總成為週報中前一週的檢討/執行成果；4～5週週報的執行/檢討成果彙總成為月報中上一個月的檢討/執行成果；依此類推，六(12)個月的月報執行成果彙總為半年報(年報)...其他的旬報/半月報/季報等等都有如此因果關係。

   二、計畫:所有的報表計畫都是以上一階的計畫為依據；最基本的計畫是"整體(綜合)計畫書"。年報依據整體計畫；月報依據年報；週報依據月報；日報依據週報；不可任意偏離。

   週報暫時寫到這裡，需要補充時，想到再說。

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(名者，實之賓也。工程師ㄧ定要了解許多管理工作的精神，不管名稱叫什麼。這樣，雖然外表不一，目的卻完全相同、工作方法相似，管理才有意義。)

    再來談月報。我想月報的爭議較小，簡單寫一些重點。

    月報的主要目標是計價，所以月報會議必須配合合約計價進度作業。 我想一般工程還是維持月底計價、次月下旬付款的工作方式，所以，月報會議多在月底/月初召開。至於是在那一天，沒有硬性規定，而且與週報相同，不得已的情況下，週報提前(延後)一天、月報差個一、二天，也不是什麼了不起的事，重點是不要延誤計價，這個比較重要。

   月報'當然也分兩個部份:檢討與計畫。

   檢討的部份，如果週報確實執行則可不必花太多力氣，只要注意工期是否有延誤?該月是否有"控制點"(milestone)?是否依約完成"控制點"規定事項?

   下個月的進度計畫就比較需要慎重了。這個問題與"風險因素"、"工作項目"較為密切，在後續幾篇中再詳談。