發包"作業流程表"(二)

(寫到一半，想要偷懶將以前我在公司訂定的"作業流程"copy一份先應付一下，回到家裡、找了半天，令人懊惱的是電腦裡頭居然統統找不到；我的個人電腦整台更換已不計其數，有因為老舊汰換的、有故障更新的、還有其他原因更換硬碟的，反正總而言之，每次更新就會毀掉/遺失ㄧ些資料；原本，我根本不在乎，反正再寫就有--我相信多數資料都在我的頭腦中，加上以前有些資料的備份是存在磁碟片中(也許現在年輕的工程師沒見過的大片的、小片的--3"6?--磁碟片，現在，似乎只有一張一張去追，老實說，還有沒有那種機子可以讓我插卡查閱/磁碟片還是否能用，我都懷疑!!真是想來就........自己生悶氣)。

********************

要編訂"作業流程"一定要具備一些條件：

一、公司組織/章程。

二、作業項目(發包及計價)。

三、作業時間。

四、相關的規章/辦法。

就"發包"來說，發包以前的作業，包栝"設計"、"數量計算"、"單價"、"分包方式"等等，我們假設都已完成/確定，所以不再重複，不列入這個"作業流程"之中。

我們從拿到"設計圖"、"設計預算"以後，開始寫後續的"作業"。

**********************

我們用A4的格式來做"作業流程"(發包及計價，搞不好要分成二個表格:"發包作業流程"及"計價作業流程")。

公司的組織，我們放在表格的最上面一排。

董事長/總經理/開發本部/財務部/營業部/人資部/商品部

我不知道這些部門，哪些會與"發包"、"計價"的工作有關，反正先排排坐，如果無關，後面再刪除。

*********************

其次，我們來討論"工作項目:

一、投標文件製作(包栝:1.含工程名稱、項目、數量、單價及總價為空白的標單。2.工程地點。3.工程進度(何時開工、何時完工)。4.計價辦法(計價次數/日期、票期。)5.投標(議價)日期。6.開標(議價)日期。7.簡約(我想如果工程不大，用簡約就可以了，如果要正式合約未嘗不可)。8.決標(議價)辦法。9.圖說。

我不知道貴公司"習慣"議價(一家廠商)?比價(二家以上)?還是投標?(二家以上)。也許視工程大小決定；無所謂，無論是議價/比價/投標...都需要這基"基本文件"。

我記得是"開發本部負責工程監工與計價"，所以我想上列工作是"開發本部"的職責。

1.標單的製作比較簡單，應該沒有問題。(可以參考設計者編製的預算中的工作項目、數量。)

2.工程地點只要在投標文件上註明一下即可，因為廠商可能需要知道"運輸動線"、考慮工人的"工作距離"或是到施工現場查看一下"現況"。

3.任何一個工程都有工期的限制，這個條件在協力廠商"領標"時一定要告知，讓協力廠商考慮自己的能力是否能夠如期完成。

4."計價辦法"應是制式規定(如果沒有，有必要在這個案子建立，因為這個辦法應是"通則"，不太可能變來變去，寫好一份以後除非修正，否則任何案子發包都只要附上一張計價辦法，一切OK。

5及6.投標、開標日期當然要讓協力廠商知道。多數的"工程專案"都是"火燒屁股"，所以給協力廠商估算的時間都壓縮得"不可能正常的/合理的"完成正確的估價；這是一大弊病，導致後續的計價工作很容易"弊病百出"，所以主辦工程師ㄧ定要儘可能給協力廠商充足的時間填寫標單。

7.合約訂定。無論是"簡約"或是一般的合約，公司都應建立"資料庫"，需要時修正部分內容即可使用。

8.決標辦法應該也是"制式規定"，不多談。

9.圖說。包栝"設計圖"及施工規範。

10.其他。一定還有遺漏的工作項目，我想請工程師自己想一想:還有哪些項目?同時，我以前寫的有關"發包"的文章裡，一定也有一些資料可以參考。

總結以上的資料，可以匯整成為下列發包文件：

1.圖說。2.合約。3.標單。4.投標須知。5.一般規範。6.特別規範。這些文件在協力廠商領標前必須確實完成。

前一陣子，我才將合約/投標須知/一般規範的參考範本上網(在資訊或制度篇裡)，請自行比較/參考/修改。

因為這一篇主要談的是"作業流程"，所以，"作業內容"無法/不必多談，請看官自己到以前的文章中去找答案，如果仍有疑問，請告知。不然會一再重複、那真的會寫不完。

二、領標：我不知道貴公司有沒有"圖說費"?"押圖費"之類的作業項目，如果有，就必須配合製作"收據"(據以退押圖費)，另外，還要財務部門配合收取"圖說費"。當然，主辦部門必須有人將"發包文件"一一點交給領標的協力廠商並做適當的解釋、說明。

三、圖說解釋：這項工作是在"領標"以後、"投標"以前，協力(領標)廠商如果對投標文件的內容有疑問，應如何處置的方法/規定。

一般是開設窗口，由固定單位/固定人員負責接受所有"文字/書面疑問"，而後訂定時間"統一回答"。所有的問題/答案必須集中成一份說明書，分發給每一位參與投標的廠商(這是為了公平起見/條件相同)，記得，一定要留一些時間讓廠商有時間處裡這些回答。千萬不要投標前一天答覆，那樣，如果協力廠商依據正式答覆要重新"訪價"、填標單、計算數量等等作業就沒有時間了。

四、投標：投標的方式有很多種，例如:通信投標(以郵戳為憑)或由協力廠商派人送至公司/專人收受，簡單來說都是為了防弊；一般公司沒那麼複雜，指定專人集中收受/保管即可。一般投標截止日期都在下班前(專人遞交投標文件)或當天午夜12時(郵遞)。

五、決標(或議價)：決標應盡速舉行、避免夜長夢多/產生弊端。

這個階段"出頭"(台語。花樣)也是很多，公家單位比較簡單，只要低於底標就是一翻兩瞪眼；民間機關就不一定了，有的先投標、不管是否低於預算都要再議價，還有的議價完以後回去重填標單，回頭再議一次。對於這些做法，我雖有意見，可是主事者是別人(多是外行的老闆)，他要怎麼玩，我完全無能為力。

我只是希望：專業/內行的工程人員要有比較"健康的心態"，不要口口聲聲說："協力廠商是我們事業的夥伴、工人是我們的衣食父母"，實務上卻殺價殺到:"見骨"還不肯罷休、不到"抽掉骨髓"都不滿意，結果倒楣的是現場施工人員及業主(自己)的品質、公司的信譽。

我們暫且不管公司採用哪一種制度，承辦人員必須將"進度表"排妥、按表操課。例如開標時，廠商是受否需要到場?還是要在公司靜候通知?廠商議價的先後順序?全部議?還是標價最低二家來議?這些都要規定清楚。

六、簽約：簽約必需在規定時間內完成，這一點除非是"搶標"，否則沒有太多的問題。

******************

先談："作業方式"。一般公司的作業方式大概有:

一、公司內部的作業項目：

1.簽辦。2.會辦。3.核准。4.會議討論。5.

二、對外的作業項目：(這個項目要視工作內容決定，不是"通則")。

通常，我們用"箭頭符號"或是"線條"表示"作業進行方向"，如果有必要，在線旁註明"呈核"、"會辦"也是可以的；用各種圖形表示"作業內容"(這個部份由設計作業流程的工程師自己發揮創意)，舉例來說：用正方形表示"主辦單位"，用菱形表示"會辦單位"，用圓形表示"核准單位"，用長方形表示"會議"及參加單位....以此類推。

比較重要的一點是：圖形內要能夠寫工作名稱。

寫到這裡，可以開始做流程表了。

(其實，畫"作業流程表"比較容易，要"寫"表格，實在困難多多。所以順便提一下，這就是"圖"、"表格"、"文字"各有各的存在空間的原因。)

等我在其他軟體上將表格做好，再繼續談。

(匆匆忙忙的把"發包作業流程表"做出來了，我是用power-point的軟體做的表格，卻無法copy 到部落格裡。不知誰有好辦法?不然我只好照相上網囉!!)

所以，我思考了半天，想了一個不算聰明的辦法：我還是翻拍照片掛在網上，如果有看官需要"原版"，給我"網址"，我E 給你。如果擔心"網址公開"請用"隱藏式回應"，如果又顧慮其他，請在回應上說明一下，我把流程表E給你之後，就將"回應刪除"--不保留你的網址，而且，除了這個流程表以外，如果再收到任何以我的網址發的"伊妹兒"請立即殺掉，沒有你的需求，我是不可能再發任何E給你的。

這個"作業流程"是依據小鈞先生給我的資料做的，因為時間很趕、資料又不是很清楚、詳細，所以這個"流程表"不算精緻；不過，我希望要做流程表的工程師，至少可以參考一下。

最重要的是：圖表背後的意義：沒有明確的權責劃分、沒有明確的組織規章、沒有明確的相關辦法，要製作"作業流程表"是很困難的。

而且，如果看官用心一些，可以將每一個階段(投標文件、領標、圖說解釋.....)再做一張更細的"作業流程表"那樣，就比較完備了。