日報系統CE0401

日 報 系統

 

壹、前言

營建管理主要的五項保證是:

一、品質

二、成本

三、進度

四、安全衛生

五、資訊

此五項保證, 每一個談營建管理的人, 必然都耳熟能詳, 各種有關論著亦俯仰可得; 本文僅就『資訊』一項之中, 最基本的日報系統提出一得之愚, 供作參考。

觀諸國內不動產業, 資訊系統的貧乏是最大的隱憂; 無論是擁有多少年歷史的公司, 完整的史料建立已多付諸闕如, 更惶論公司對已有資料的分析、研討、進而取得一致結論作為後事之師。

如果再進一步, 談到有系統的蒐集其它公司甚或國內外相關產業的資訊, 加以分析研究, 作為決策的重要參考, 似乎更是困難。一則, 如前面所說, 自己公司都沒有建立資料了, 怎可能取得別的公司的資料? 二則, 自己公司容易方便第一手的資料都懶得建立了, 誰肯費力氣去整理別人公司的資料? 何況, 非第一手取得的資料, 正確性還頗值得商榷呢! 更何況, 國人『家有敝帚,享之千金』的心態, 要一個公司提供『業務機密』給別家公司,那有那麼簡單?

話說回來, 一個專案工程執行過程中, 如果沒有完整的資料、資訊蒐集、報告系統, 工程如何掌控? 沒有日報, 何來週報、月報? 如何寫結案報告? 如何取得並建立屬於公司自有的合理資訊系統?

完整的資訊系統包括的範圍非常廣泛, 大至國家政策、國際局勢的資料蒐集、分析、研判; 小至工地點工的分析、研討; 本篇僅就工地施工執行過程的報表系統之中, 最基礎的日報系統的內容、製作方法、流程作一簡單的分析報告, 至於如何應用, 如何閱讀, 當在後續的週報系統, 月報系統等報告中, 一一說明。

 

貳、系統內容

日報系統包括了下列三個子系統:

一、工作日誌

所有的現場工程人員必須依其分組及主辦的工程項目, 每日確實記錄各主辦工程項目所使用的人力、材料、機械設備及施作的工程項目名稱、數量、進場材料、存量, 氣候狀況等。

二、日報表

為確實記錄專案工程每日所使用的人力、材料、機械設備及施作的工程項目、數量、進場材料、存量, 氣候狀況等, 以作為管理、統計、分析、研判、檢討的基本資料, 工地負責人必須彙總各個主辦工程師所填報的工程日誌, 填報日報表。

三、日報會議

為協調工程進度、施工界面及各單位權責事宜, 工地負責人每日必須召開日報會議一次。

 

參、日誌、日報表內容

一、物料

1.進場數量：當天進場的建材型號、規格、數量。

2.使用數量：當天工地各施工單位具領的建材型號、規格、數量。

3.庫存數量：當天庫房存餘的建材型號、規格、數量。

二、人工

1.進場人數：當天進場的工人數量。須依工種、工別分別記載。

2.工作時數：當天進場的工人總計工作時數。國內一般皆以『天』(man-day) 為記載的基本單位, 如果可能, 應以『時』(man-hour)為記載單位。

3.工種：當天進場的各種工人數量, 需依工種不同分別記載, 例如: 模板工、泥作工、磁磚工等。所有工種名稱, 必須與工程內容、工作項目相符合, 不得有工作項目, 無此工人數量記載, 亦不得有工種而無此工作項目。

4.工別：當天進場的各種工人數量, 需依工別不同分別記載, 例如: 大工、小工、長工、領班等。每一工種, 必須有領班至少一人, 人數每超過10人, 須另增設領班一人。領班必須長駐工地, 不得擅離工地。大工( 亦稱技術工, 統一稱之為大工) 屬有專業施工技術的工人。小工: 配合大工施作的學徒或小工之總稱。工作內容包括: 小搬運、清潔、施工準備等。長工: 配合工地安全衛生等作業的工人稱為長工。此處必須特別說明日報之中無點工一詞, 點工必須依其工作內容, 併入該工作項目工種之中。例如: 點工做清潔工,則屬長工; 點工做模板, 即屬模板工; 依此類推。

三、施工機械設備

1.進場機種、型號：施工機械進場, 必須登記其機種、型號。無論是長期租用或是短期租用或自有設備機械, 都必須記載進出場的機種、型號等。例如: 長期使用的塔吊, 必須於日報之中記載進場時的機型、機種、數量等。短期使用的活動吊車, 必須記錄其型號、數量等。

2.工作時數：施工機械進場, 必須登記其工作時數。無論是長期租用或是短期租用或自有設備機械, 都必須記載進出場時間、日期、使用狀況。例如: 長期使用的塔吊, 必須於日報之中記載進場年月日、安裝情況、使用操作情況、維修記錄等。短期使用的活動吊車, 亦必須記錄其進場、出場時間及其工作情形等。

3.工作項目：進場的機械設備, 所執行的工作項目必須切實對應記載,不可語焉不詳。例如: 活動吊車進場, 吊運鋼筋、模板等不同的工作項目時, 必須依其實際工作時間, 分別記載。

4.能源使用：如屬自有機械設備, 所需使用添加的能源( 包括: 油料、電力等) 亦應定期檢查、記載。

四、工作項目

１．施作項目：各主辦工程師, 必須將當天工人所施作的工程項目, 確實填寫記載, 此名稱必須與發包項目名稱相同。

２．施作位置：雖然同樣的工作項目、名稱, 為讓公司( 不在現場的工作人員) 便於統計、分析及進度控制起見, 應將工作項目依樓層別、棟別、戶別, 甚至房間別等的不同分別詳實記錄其完成數量、工作人數。

３．施作數量：每一個工作項目當天所完成的數量必須分區確實記錄。

五、氣象資料

1.晴雨天：當天的氣象情況。

2.溫度：當天氣溫。

3.特別氣象：地震、颱風等氣象資料登記。

六、其它

1.指示事項：各級主管至工地巡視或電話電傳的指示事項, 亦應確實記載於日報之中。

2.檢核表( 影本)：材料進場的抽驗記錄表或材料送審、檢驗合格的證明書等, 須以影印本隨日報送返公司, 一則證實進場建材已可使用, 一則作為進場材料抽查報告。

3.進口證明( 影本)：進口材料進場的抽驗記錄表或材料的進口證明書等, 須以影印本隨日報送返公司, 一則證實進場建材符合合約規定,一則作為進場材料抽查報告。

4.出廠證明( 影本)：指定廠牌的材料進場的抽驗記錄表或出廠證明書等, 須以影印本隨日報送返公司, 一則證實進場建材符合規定, 一則作為進場材料抽查報告。

5.物料進出單據( 影本)：材料進出場的抽驗記錄表等, 須以影印本隨日報送返公司, 一則證實進出場建材數量與日報記錄相符屬實, 一則作為進場材料抽查報告。

 

肆、日報表的種類

日報表必須依其工作項目分類架構, 分別製表填報。

一、依分包方式不同, 各工程項目由不同的廠商承包, 因此, 各承商必須依其所承作的工程項目, 填報日報表。各單項工程的工地最高負責人亦需彙總各細項工程的工作日誌, 編寫日報表。

1.機具設備工程

2.給排水工程

3.供電工程

4.弱電工程

5.空調工程

6.建築工程

7.安全衛生工程

8.倉儲

9.其它

二、依施工位置不同, 雖然屬於同樣的工程項目, 也應分別填寫日報表。

1.分區

2.分棟

3.分樓層

三、雖然分包時, 部份類似項目統一分包給某一公司, 但因實際執行的單位、工種不同時, 各施工單位亦需分別填寫日報表。例如建築工程可能拆分為:

1.鋼筋工程

2.模板工程

3.混凝土工程

4.泥作工程

5.門窗工程

6.天花板工程

7.石材工程

8.輕隔間工程等

四、一個工程, 究竟應採何種分類方式填寫日報, 端看該公司工務單位對日報表的應用為決定準則。工地負責人亦應負有決定選擇之權。

 

伍、日報表目的

一、監工工作品質

日報表其實就是每日彙總各個主辦工程師工作日誌的最基本報表, 依據主辦工程師工作日誌的填寫狀況, 工地負責人應可了解工程師對工程的掌握情況與工程師的作業情況。

二、進度記載、分析

根據日報記載的工作項目、完成數量, 可以確實瞭解工程施作的實際進度。依此進度, 可彙總為週進度或月進度。並可依此進度檢討與預定進度的差異, 作為進度修正或趕工的基本依據。

三、工料使用記載、分析

根據日報記載的工作項目、完成數量、使用材料、施作的工種、工數、工時等可以確實瞭解工程施作的進度與品質。依此記載, 可彙總為工料分析或單價分析的最基本資訊。並可依此分析結果檢討與原定工料分析的差異, 作為爾後工料分析修正或單價訂定的基本依據。

四、安全衛生管理

根據安全衛生日報記載的工作項目、完成數量、施作工數、時數, 可以確實瞭解安全衛生管理的實際執行進度與成果。依此記載, 可彙總為週報或月報。並可依此日報檢討與預定計劃的差異, 作為計劃修正的基本依據。

五、特殊事件記載

除一般正常運作事項記載以外, 如有非預計或意外事件發生亦須列入日報表記載中。

 

陸、日誌、日報表作業方式

一、執行人員

日誌由工地各項工程的主辦工程師負責填報。

工地負責人負責彙總各日誌成為日報表。

二、執行時間

1.主辦工程師應於每日下午5:00以前將日誌填寫完成。

2.工地主任應於每日下午5:30以前將日誌彙總完成日報表。

三、格式

主辦工程師所填寫的日誌, 應以其管轄的工作項目為主要內容, 書寫規定原則如下:

1.施作工人數與完成數量( 計價數量) 必須可以對應。同一工作項目當天參與施作的工人數量、工時、工別等必須分層、分區、分棟統計。不得僅列舉總數。例如: 模板工程, 如於同一工地內有兩棟建物、且同時施作時, 同一天兩棟的模板工數, 必須分別記錄, 不得合併總數記載於日報表內。如果因某些原因, 雖是一棟建物, 但分區施工時, 分區的工數, 亦須分別記錄, 不得混合計算。

2.施作材料數量與完成數量( 計價數量) 必須可以對應。同一工作項目所使用的各種材料等必須分層、分區、分棟統計。不得僅列舉總數。例如: 混凝土搗築工程, 如於同一工地內有兩棟建物、且同時施作時, 同一天兩棟的混凝土搗築數量, 必須分別記錄, 不得合併總數記載於日報表內。如果因某些原因, 雖是一棟建物, 但分區施工時, 分區的材料數量, 亦須分別記錄, 不得混合計算。

3.施作機械數量與完成數量( 計價數量) 必須可以對應。同一工作項目所使用的機械設備數量、工時、型號等必須依其工作項目、分層、分區、分棟統計。不得僅列舉總數。

例如: 垂直運輸系統中的活動吊車租用記錄, 如於同一工地內有兩棟建物、且同時施作時, 同一天兩棟的吊運時數, 必須分別記錄, 不得合併總數記載於日報表內。如果因某些原因, 雖是一棟建物, 但分區施工時, 分區的工數, 亦須分別記錄, 不得混合計算。

四、份數

1.日誌一式二份。一份主辦工程師留存, 一份呈工地負責人。

2.日報一式三份。一份工地留存, 兩份送回公司。如以傳真機傳送日報, 則僅需傳送一份, 公司收受人員依各有關單位需求影印分送各單位。附件只需附送一份。

 

柒、日報作業流程

 

      執行(日誌)      彙總(日報)      存查

 

      主辦工程師 ─→ 工地負責人 ─→ 公司工務部及有關單位。

 

 

捌、日報會議

一、參加人員

1.工地負責人

2.主辦工程師：當天各項執行作業的主辦工程師。

3.協力廠商工地負責人：當天各項執行作業的協力廠商的工地負責人。尤其是與其它工程作業項目有界面需要溝通協調者。

二、會議時間 *01

中午1:00至1:30。約三十分鐘。

三、會議內容

日報會議主要目的為檢討今日工程及宣示明日工程作業內容進度及有關注意事項:

1.工作項目：當天的工作項目詳細內容與明日預定工作內容。

2.工程進度：當天的工作項目詳細施作進度與明日預定進度。

3.人力、物力、機械使用狀況：當天的工作項目使用的人力、物力、機械等詳細內容與使用情況及明日預定有關人力、物力、機械的使用需求。

4.品質：當天的工作項目有關的人力、物力、機械、完成項目的品質及改善計劃內容。

5.安全衛生管理情況：施工現場的安全衛生管理狀況及需加強的需求報告。明日的管制區或危險地區宣告。

6.待協調事項：各工作小組或各工程項目之間需要相互支援或協調的事項,應於會議中提出協調解決。

四、日報會議與週報會議或月報會議重疊時, 當日日報會議可取消。

 

玖、總結

日報是工程資訊管理的根本, 無日報系統即無工程資訊管理。甚至可說: 無日報系統即無工程管理。通常, 國內各大小施工單位( 營造廠、水電公司) , 工程監造單位 (顧問公司、業主代表等) 都有日報系統。只是, 常見工地日報承辦人員( 多非工地負責人主辦此作業) 一兩 個星期才寫一次日報, 由於日期久遠, 且時過境遷, 又缺日誌系統, 日報內容的數量、工時、工數等只好任由負責填寫的工程人員自導自演;甚至, 有時因為筆誤, 同一天重複呈報且有兩種截然不同的日報記載, 其它例如數量累計錯誤、材料進出場數量與施工、計價不符等等, 更可能到完工都無人查覺。

日報送回公司, 大概也只有與工地有關係的直接主管閉著眼把章蓋完, 也就算了, 餘下的, 只是小妹該如何處理這一堆廢紙的問題。

曾經有公司要廢除日報, 理由是: 根本就沒用。夫復何言!

 

附註:*01.會議時間可由工地主任決定。本文係參考捷運262標蔡副所長訂定時間。